منظور از مسئولیت مدنی سردفتر این است که اگر در اثر تخلف سردفتر از مقررات قانونی و ضوابط عرفی، خسارتی متوجه اشخاص ذینفع یا صاحبان سند گردد، وی مسئول جبران خسارات وارده باشد. بنابراین، مسئولیت مدنی سردفتر از سنخ مسئولیت قهری بوده و ارتباطی با مسئولیت قراردادی ندارد. همچنین تعهد سردفتر در قبال مراجعین دفترخانه که ناشی از فروض قانونی مندرج در مواد 22 و 23 قانون دفاتر بوده، تعهد به نتیجه است نه تعهد به وسیله؛ یعنی وظیفه قانونی سردفتر، برابر مفاد مواد مزبور، تنظیم و ثبت سند مراجعین به وجهی است که واجد کلیه آثار قانونی باشد؛ لذا هرگونه تخلف از مقررات که مانع حصول این نتیجه شود، باعث مسئولیت مدنی سردفتر می گردد؛ خواه این تخلف ناشی از تقصیر یا عمد باشد یا غفلت و اشتباه و خواه ناشی از فعل شخص سردفتر باشد یا سایر کارکنان دفترخانه؛ یعنی تعهد و مسئولیت سردفتر در این موارد مطلق و غیرقابل رد می باشد؛ مگر اینکه برابر قسمت دوم ماده 23 قانون مزبور، تخلف ناظر به اموری می باشد که به موجب مقررات به عهده دفتریار اول محول شده باشد. مسئولیت مدنی سردفتر بطور انحصاری منطبق با هیچ کدام از نظریه تقصیر یا خطر یا تضمین حق و غیره نبوده و قواعد تسبیب و اتلاف راهم نمی توان بطور انحصاری از موجبات و مبانی آن تلقی نمود؛ بلکه مجموعه ای از عناصر هر یک از این موارد را به همراه خود داشته و چون منشأ ایجاد آن « قانون» بوده دارای ترکیب و ماهیت ویژه ای است که با سایر وجوه مسئولیت مدنی متفاوت است. برای تحقق وجه غالب مسئولیت مدنی سردفتر که ناشی از فروض قانونی مندرج در مواد مزبور میباشد، وجود 3 عنصر وقوع فعل زیانبار، ورود ضرر، رابطه علیت بین ورود ضرر و فعل ارتکابی کفایت می کند و در این زمینه نیازی به عنصر « تقصیر» نمی باشد؛ بنابراین هیچ کدام از عوامل قهری سقوط ضمان بجز « اجبار» که زایل کننده عنصر « رابطه علیت بین فعل ارتکابی و ورود ضرر» است، نمی توانند در تحقق مسئولیت مدنی سردفتر موثر واقع شوند. شرط عدم مسئولیت برابر ماده 10 قانون مدنی و اصل آزادی قراردادها، در مواردی که نامشروع نباشد، در مورد مسئولیت مدنی سردفتر نیز معتبر است. مسئولیت مدنی سردفتر نسبت به تمام ضررهای مادی و معنوی و در برابر تمامی اشخاص اعم از حقیقی یا حقوقی، عمومیت و شمول دارد. هیچ گونه تناسبی بین تعهدات و مسئولیت های سردفتر از یک طرف و حقوق و مزایای وی از طرف دیگر در قیاس با سایر مشاغل حرفه ای وجود ندارد.