کاغذبازی نتیجه محتوم رشد صنایع و سازمان ها است . این مساله در مورد شرکتهایی که به کار طراحی و مهندسی می پردازند و محصولی جز مدارک تولیدی ندارند حادتر است . هنگامی که یک مدرک در یک بخش مهندسی تولید و سپس برای اظهارنظر در بخشهای دیگر و نهایتا" برای کارفرما ارسال می شود، پیگیری و کنترل مدارک بویژه در مواردی که تعداد آنها بالغ بر هزاران مدرک می شود عملی بسیار دشوار است که در روشهای سنتی توام با خطای فراوان انسانی و عدم کارآمدی ناشی از حجم زیاد کاغذها و زونکن های بایگانی شده است . در پژوهش حاضر مطابق با روش ساخت یافته تجزیه وتحلیل و طراحی سیستم ها، ابتدا به تجزیه وتحلیل سیستم جاری و مسایل فعلی در یک شرکت نمونه(شرکت طراحی و مهندسی صنایع پتروشیمی) پرداخته و در مرحله بعد نیازمندیهای سیستم را شناسایی نموده که عمدتا" شامل نیاز به روشی کارآمد است که با بهره گیری از امکانات کامپیوتری سرعت ، دقت و سهولت در کنترل مدارک را افزایش دهد و بعلاوه به رضایت شغلی بیشتر نیروی متخصص منجر شود.