بررسی مخزن سازمانی دانشگاه فردوسی مشهد و سنجش میزان همخوانی آن با معیارهای تخصصی

یکی از وظایف مهم دانشگاه ها انجام پژوهش و تولید دانش است. مخازن سازمانی سیستمهای مناسبی برای سازماندهی به این دانش و دروازه اصلی برای نمایاندن سرمایه فکری دانشگاه و دسترس پذیر ساختن آن هستند. از سال 1385، دانشگاه فردوسی مشهد اقدام به طراحی مخزن سازمانی خود، یعنی "سیستم مدیریت منابع علمی دانشگاه فردوسی مشهد" (سیماد) برای گردآوری و سازماندهی اطلاعات علمی تولید شده توسط اعضاء هیأت علمی کرده است. افزون بر مزایای یاد شده از یک مخزن سازمانی، "سیماد" برای ارائه خدمات پژوهشی به اعضاء هیأت علمی، یعنی طرح پژوهه، ترفیع، مأموریت فرصت مطالعاتی و ... مورد استفاده قرار می گیرد. تا زمان انجام این پژوهش، حداقل 434 نفر از اعضاء آثار خود را در آن ثبت کردند. مطالعه اولیه نشان می دهد که ثبت آثار در "سیماد" با مشکلاتی روبرو بوده است. هدف عمده این پژوهش شناسایی ویژگی های یک مخزن سازمانی و بررسی میزان همخوانی وضعیت کنونی مخزن سازمانی موجود (سیماد) با آن ویژگی ها می باشد. این پژوهش از نوع کاربردی بوده و با روش پیمایشی و مطالعه موردی انجام پذیرفت. برای اینکه بتوان از همه جنبه ها، اطلاعاتی در رابطه با موضوع مورد پژوهش به دست آورد، در گردآوری اطلاعات از چند دیدگاه، یعنی سازمان، سیستم و کاربران وضعیت بررسی شد و در هر مورد شیوه و ابزار گردآوری مناسب بکار رفت. به بیانی نظر مسئولان در باره سازمان از طریق مصاحبه، نظر متخصصان نرم افزار در مورد سیستم از طریق سیاهه وارسی و نظر کاربران (واگذار کنندگان اطلاعات) از طریق نظرسنجی و پرسشنامه گردآوری شد. به طور کلی 8 نفر که با روش گلوله برفی انتخاب شدند در مصاحبه؛ یک گروه سه نفره که با روش تعمدی انتخاب شدند در تکمیل سیاهه و 208 نفر از 434 نفر که پرسشنامه ها را تکمیل کردند در نظر سنجی شرکت نمودند. مشخصات یک مخزن سازمانی مطلوب به 6 گروه و یا معیار دسته بندی شدند. این دسته بندی زیر ساخت ابزارهای گردآوری اطلاعات و نیز ساختار تحلیل اطلاعات بدست آمده را تشکیل داد. اطلاعات بدست آمده نشان داد که در مورد خط مشی ها، مستندات و استفاده از سیستم، ضروریست به بازنگری و تغییر در مخزن سازمانی دانشگاه پرداخته شود. از نظر مدیریت/ اداره، "سیماد" در وضعیت متوسط و در رابطه با چشم اندازها، سیاست ها و ویژگی های فنی وضعیت مناسبی دارد. نتیجه آزمون فرضیه پژوهش نشان داد که در مقایسه با معیارهای یک مخزن سازمانی مطلوب، به طور تقریب، ویژگیهای مخزن سازمانی دانشگاه فردوسی مشهد در حد متوسط قرار دارد. استفاده از متخصصین کتابداری و اطلاع سانی، که به امور مدیریت اطلاعات و نیز رتبه بندی سازمانها آشنا هستند، از توصیه های عمده این پژوهش در بازنگری در سیستم می باشد. از مهمترین دستاوردهای این پژوهش معرفی ویژگی های یک مخزن سازمانی مطلوب می باشد که می تواند در بهینه سازی "سیماد" و تحقق اهداف آن و نیز طراحی سیستم های دیگر از جمله سامانه ملی مدیریت اطلاعات علم و فناوری کاربرد داشته باشد.